Natrupan e ogromen opit pri organizirane na nauxni kongresi, konferencii, simpoziumi i drugi nauxni sre%ti. Za sy%zalenie tozi opit ne vinagi e dostypen i n%akoi naxinae%ti organizatori sa prinudeni da podra%zavat i improvizirat ili da se dover%avat na nedobrosyvestni ili neopitni firmi.
V tazi bele%zka se razgle%zdat nakratko osnovnite vyprosi i n%akoi osobenosti pri organizirane na nauxni sre%ti. Interesuva%tite se ot po-golemi podrobnosti i ot konkretno sydejstvie pri organizirane na nauxni sre%ti, kakto i %zelae%tite da podobr%at sledva%tata kratka informaci%a, molim da se otnesat kym redakci%ata na sp. "Nauka".
1. Cel na sre%tata. Na %zelae%tite da organizirat nauxni sre%ti tr%abva da im e napylno %asno i da formulirat kakvo cel%at kato organizirat sre%tata (obsy%zdane na konkreten problem, vyzmo%znost za iz%ava na opredelen kryg ot specialisti i t.n.) i dokolko celta im e dosti%zima i opravdana.
N%akoi nauxni sre%ti se prove%zdat periodixno.
2. Tema. Tr%abva da byde formulirana toxno i razbiraemo i kato pravilo da ne e mnogo %siroka. Preporyxva se da se posoxat i anotirat osnovnite podtemi.
3. Uxastnici. Krygyt im se opredel%a ot pyrvite dve toxki, no e umestno organizatorite da posoxat osnovnite tipove uxastnici, za koito se organizira sre%tata (napr. po haraktera na dejnostta im, mestorabota, vyzrast i t.n.) i da se oceni priblizitelni%at im broj.
4. Formi za prove%zdane: Tr%abva da se konkretizirat formite, koito %te se izpolzvat (plenarni i drugi dokladi, nauxni syob%teni%a, panelni diskusii, postyri, "krygli masi", demonstracii i t.n.) i syotvetnite ogranixeni%a po broj i prodyl%zitelnost, koito da se opredeli %te ima li paralelni sesii.
Toxki 3. i 4. pozvol%avat da se opredeli ob%tata prodyl%zitelnost na sre%tata i da se oceni kakvi zali sa neobhodimi za prove%zdaneto j.
5. Rabotni ezici. Opredel%at se ezicite za pismeni materiali i ustno izlo%zenie. Simultantni%at prevod v nauxni konferencii se izb%agva.
6. M%asto i vreme. Periodyt, v kojto %te se provede sre%tata, tr%abva da se syobrazi sys zaetostta na predpolagaemite uxastnici. Pri izbirane na m%asto se otxita vyzmo%znostta da se osiguri podhod%a%ta baza po vid, ceni, syob%titelni i transportni vyzmo%znosti, a pri po-prodyl%zitelni sre%ti - vyzmo%znost za razvlexeni%a prez svobodnoto vreme. Udobno e pri negol%am broj uxastnici vsixki da se nastan%at v n%ako%a kurortna baza, ili v grada, ot kydeto sa mnozinstvoto uxastnici. Izbranata baza se rezervira predvaritelno.
7. Finansirane. Prihodite sa ot taksi za uxastie (xesto diferencirani) i/ili ot dariteli (firmi, fondacii, organizacii s idealna cel i dr.). Osnovnite razhodi sa za izdavane na materiali na konferenci%ata, za izdry%zka na gosti, za zali, za razglas%avane i za zapla%tane na truda na organizatorite. Pon%akoga v razhodite se vkl%uxva pansion na uxastnicite i n%akoi razvlekatelni dejnosti: ekskurzii, banket i dr. V drugi sluxai uxastieto v razvlekatelnata programa se zapla%ta otdelno.
Mnogo va%zno e o%te v pyrvi%a stadij na organiziraneto na sre%tata da se napravi realistixna plan-smetka kato se precen%ava kakvi taksi %te sa priemlivi za uxastnicite i se napravi vsixko vyzmo%zno da bydat privlexeni dariteli.
8. Programen komitet. Ima za zadaxa da opredeli oblika na nauxnata sre%ta (kato re%si vyprosite po t. 1., 2., 3., 4. i 5.), da sybere i podbere materiali za nauxnata programa, da %a systavi i da sledi za izpolzvaneto j, kakto i da podgotvi za izdavane syotveten sbornik (v%z. t.10.). Kato se izkl%uxat nauxni sre%ti s lokalno znaxenie, programnite komiteti obiknoveno sa me%zdunarodni.
9. Podbor na materiali za nauxnata programa. Zapoxva s razglas%avane na konferenci%ata (pone informaci%ata ot t. 1., 2., 3., 4., 5. i 6.), konkretnite sydyr%zatelni i formalni iziskvani%a kym avtorite (originalnost i znaximost na rezultatite, obem i forma na izlo%zenieto, srok za predstav%ane i t.n.) i procedurata, po ko%ato %te se podbirat materialite. Pon%akoga t%a e dvuetapna, kato na dopusnatite vyv vtori%a etap se postav%at dopylnitelni iziskvani%a (prerabotka na teksta, izmenenie na obema mu i t.n.). Recenziraneto na materialite se izvyr%sva ot xlenove na programni%a komitet i/ili ot opredeleni ot t%ah specialisti.
Nared s postypilite materiali po iniciativa na uznalite za konferenci%ata, programni%at komitet pon%akoga kani opredeleni iztyknati specialisti da iznesat podhod%a%ti za sre%tata dokladi.
10. Sbornik trudove. Izdava se obiknoveno predi sre%tata, za da se razdade na uxastnicite pri registriraneto im, a v protiven sluxaj se izdava predvatelno bro%sura s rez%umeta. Pri organixeni finansovi sredstva pon%akoga se izdavat samo kratki ili raz%sireni rez%umeta. Sbornicite s rez%umeta ili trudove se izdavat ot programni%a komitet ili ot specialno opredelen(i) redaktor(i). Xesto trudovete se izdavat taka kakto sa predstaveni ot avtorite.
11. Uslovie za uxastie. Formulirat se v zavisimost ot vzetite re%seni%a v t. 1., 3., 4., 5.
12. Organizacionen komitet. Kato pravilo se systav%a ot mestni lica i se gri%zi za razglas%avane na nauxnata sre%ta (xrez razprostran%avane na pexatni syob%teni%a i pokana za uxastie v nauxnata programa, reklami v specializirani b%uletini, elektronna po%ta i dr.), za finansovite vyprosi, bazata za prove%zdane, podgotovka na materiali za uxastnicite, osigur%avane na bitovi uslovi%a, razvlekatelni programi (obixaen element v ne%a e sre%ta-koktejl za zapoznavane na uxastnicite), transporta, registraci%ata i nastan%avaneto na uxastnicite, reda v zalite.